Ieder bedrijf weet dat er altijd dingen zullen zijn die beter kunnen. Er zijn ongetwijfeld processen binnen een bedrijf die minder efficiënt verlopen. Maar de grote vraag is hoe kun je deze bedrijfsprocessen optimaliseren? Er zijn verschillende methodes, maar vandaag gaan we dieper in op interne audits. Wat zijn interne audits en waarom is het slim om ze uit te voeren?
Wat is een interne audit?
Zoals de naam doet vermoeden is het een soort interne controle van hoe bedrijfsprocessen en werkwijzen verlopen. Het onderzoek wordt door een bedrijf zelf intern uitgevoerd. Tijdens het onderzoek worden één of meerdere processen onder de loep genomen en getoetst aan de eigen wensen en eisen van een bedrijf. Hierbij is het essentieel dat de audits systematisch en gedisciplineerd worden uitgevoerd. De personen (of persoon) die de audit uitvoeren worden auditors genoemd.
Het verschil tussen een interne en externe audit zit hem in wie de audit toetst. Waar een interne audit wordt uitgevoerd door eigen medewerkers, wordt een externe juist uitgevoerd door onafhankelijke externe partijen. Vaak zijn die bedrijven gecertificeerd om audits te doen.
Waarom zijn interne audits belangrijk?
Er zijn verschillende redenen waarom een interne audit belangrijk is. Om te beginnen krijg je als bedrijf een duidelijk en compleet beeld van welke processen goed gaan en welke processen beter kunnen. Je kunt dus vanuit een interne audit concrete verbeterpunten stellen om de bedrijfsprocessen te verbeteren.
Vaak zijn interne audits ook nodig om specifieke bedrijfscertificeringen te behalen. Denk bijvoorbeeld aan de ISO 9001 certificering of het VCA certificering. Het is nodig omdat je moet weten wat er precies goed gaat en wat er verbeterd moet worden. Doe je dit niet dan wordt het behalen van een bedrijfscertificering erg lastig.
Het uitvoeren van interne audits kan ook een besparende functie hebben. Stel je hebt een afdeling van 10 medewerkers die redelijk inefficiënt werken. Dan wordt dit duidelijk tijdens de audit en zouden de processen kunnen worden geoptimaliseerd, zodat hetzelfde werk door bijvoorbeeld 8 of 7 man kan worden uitgevoerd.
Tot slot dragen de audits ook bij aan het imago van jouw bedrijf. Als je geregeld audits doet en dus je bedrijfsprocessen verbetert, dan zal dit niet onopgemerkt blijven voor bedrijven met wie je zakendoet. De kwaliteit van je bedrijfsvoering zal stijgen en je imago zal ook groeien.
Hoe begin ik met interne audits?
Dat interne audits belangrijk zijn, is wel duidelijk. Als je binnen jouw bedrijf wil starten met interne audits, dan is het aan te raden om in ieder geval iemand (de auditor) binnen de organisatie een speciale training te laten nemen. Wanneer zo’n training is afgerond is de auditor in staat om kwalitatieve interne audits te doen voor continue procesverbetering!