Een wagenpark runnen klinkt misschien makkelijk, maar in de praktijk is het vaak een flinke klus. Facturen, tankbeurten, onderhoud, schades en dan ook nog de administratie. Voor je het weet ben je er fulltime mee bezig. Hoe hou je alles overzichtelijk en zorg je dat de wagens en je collega’s tevreden blijven? Met een paar slimme keuzes wordt het een stuk behapbaarder.
Investeer in goed beheer of besteed het uit
Een wagenpark levert pas echt iets op als het goed beheerd wordt. Alleen komt daar best wat bij kijken. Denk aan tankbeurten bijhouden, onderhoud inplannen, bekeuringen verwerken en schades regelen met de garage. Ook een autoverzekering zakelijk hoort erbij, zodat je bij schade geen gedoe hebt met privéverzekeringen. Heb je meerdere auto’s rondrijden, dan kan je al snel overspoeld raken door administratie. Uitbesteden van fleetmanagement kan dan een slimme zet zijn. Liever zelf regelen? Met een tankpas die automatisch brandstof- en kilometerregistratie bijhoudt, zoals die van JW verzekeringen, heb je alles overzichtelijk op één plek.
Krijg inzicht met een voertuigvolgsysteem
Voor zakelijke ritten wil de belastingdienst een sluitende kilometerregistratie zien. Met een voertuigvolgsysteem wordt dat een stuk makkelijker. Alle ritten, afstanden en locaties staan overzichtelijk in één systeem. Koppel je dit aan je tankpas, dan zie je ook meteen het verbruik en zelfs hoe je medewerkers rijden. Sturen op zuiniger rijgedrag kan verrassend veel kilometers en dus kosten schelen. Daarnaast helpt een overzichtelijke administratie bij verzekeringskwesties, want het is altijd duidelijk wie, waar en wanneer heeft gereden.
Bespaar slim op brandstof
Brandstof is en blijft een flinke kostenpost. Toch kun je vaak eenvoudig besparen. Alleen al tanken bij goedkopere stations kan per liter zo’n vijftien cent verschil maken. Met een tankpas die overal werkt, ook bij onbemande pompen, hoeven medewerkers niet om te rijden. Dat scheelt geld en tijd. Hetzelfde geldt voor elektrische auto’s, want langs de snelweg laden is vaak een stuk duurder.
Denk aan verduurzaming
Steeds meer bedrijven stappen over op elektrische auto’s. Niet alleen omdat het beter is voor het milieu, maar uiteindelijk ook voor de portemonnee. Elektrische wagens zijn duurder in aanschaf, maar besparen flink op brandstof en onderhoud. Overweeg ook een mobiliteitsbudget, vooral voor collega’s die in de stad wonen. Compacte auto’s zijn trouwens vaak handiger, want ze rijden zuiniger en schades in smalle straatjes zijn sneller voorkomen.
Maak een duidelijk onderhoudsplan
Niets is vervelender dan onverwachte kosten door achterstallig onderhoud. Een goed onderhoudsplan met vaste afspraken bij de garage voorkomt veel problemen. Denk aan apk’s, bandenwissels en reguliere beurten. Door dit goed te plannen, blijven auto’s langer in topconditie en worden kleine problemen geen dure verrassingen.
Kies een garage in de buurt
Een auto die voor onderhoud of reparatie weg moet, kost al snel werkuren. Een garage dicht bij kantoor scheelt tijd en geregel. Medewerkers kunnen de auto brengen en daarna gewoon doorwerken. Praktisch en efficiënt.
Bespreek schades met je medewerkers
Schades horen erbij, maar hoe je ermee omgaat maakt veel uit. Leg van tevoren vast wie het eigen risico betaalt en praat met medewerkers als er schade is. Vaak helpt een simpel gesprek om herhaling te voorkomen. Bij veel schades kan een adviseur meedenken over preventie, bijvoorbeeld door rijtests of handige hulpmiddelen zoals achteruitrijcamera’s.