Volgens een onafhankelijk rapport, toepasselijk genaamd “Sweating the Small Stuff”, gaan er jaarlijks gemiddeld 120 manuren verloren aan vervelende administratieve rompslomp! Als dat als bedrijfseigenaar, ondernemer of manager niet klinkt als een enorm verbeterpotentieel, weten we het ook niet meer! Dat is maar liefst 120 manuren die, als ze op de juiste manier worden besteed aan productieve taken zoals klantenwerving en bedrijfsontwikkeling, een aanzienlijke impact zouden hebben op de bedrijfsresultaten. Vraag je je af of je vandaag al kunt beginnen met de implementatie in je bedrijf of afdeling om die “verloren administratieve tijd” terug te krijgen? Hier zijn 5 eenvoudige tips om te overwegen:
Bepaal waarmee je kunt stoppen
De eerste stap om de tijd van je werknemer vrij te maken voor productief werk, is het stroomlijnen van hun werkprocessen. Begin door ze hun dagelijkse taken te laten opsommen en ze te prioriteren in volgorde van de ROI die elke taak genereert. Vind je er een die te veel tijd in beslag neemt en geen significante waarde toevoegt? Elimineer ze helemaal of zoek er een geautomatiseerde oplossing voor. Eventueel kun je hierbij de hulp van HelloFlex inschakelen.
Gebruik automatiserings- en productiviteitstools
In een wereldwijd onderzoek is meer dan 85% van de ondervraagde werknemers van mening dat ze hun tijd niet zouden moeten verspillen aan taken die kunnen worden geautomatiseerd. Van cloud-boekhoudsoftware tot salarisadministratiesystemen voor werknemers, er zijn nu tal van kant-en-klare en zelfs aanpasbare technologische oplossingen voor elk soort bedrijf. Bovendien is het gebruik van deze systemen niet alleen geweldig voor de productiviteit, maar verkleint het ook de kans op menselijke fouten en biedt het een gecentraliseerde database met big data!
School je medewerkers bij
Veel bedrijven maken de fout te denken dat de technologie alleen al hun productiviteitsproblemen zal oplossen. Maar dat is niet het geval. De tools organisatiebreed implementeren is één ding, uw personeel bijscholen om de platforms op de juiste manier te kunnen gebruiken en hun waarde te maximaliseren is een andere. Zorg er dus altijd voor dat je medewerkers mee zijn met de implementatie en volg regelmatig trainingen om ze up-to-date te houden.
Zeg ook eens nee
De hele tijd ‘ja’ zeggen kan er vaak toe leiden dat overwerkte teams snel rapporten en presentaties uitbrengen met weinig toegevoegde waarde. Leer in plaats daarvan terug te duwen en de onderliggende intentie in twijfel te trekken. Door de belangrijke vragen te stellen, zoals “wat probeer je te ontdekken?”, kun je misschien informatie uit bestaande rapporten geven of zelfs een snel antwoord geven waarvoor misschien niet al dat extra voetenwerk nodig is.
Zoek hulp van buitenaf
Vind je dat je team wordt overladen met administratieve taken die ze niet kunnen concentreren op strategische zaken of hun kerntaken? Overweeg in plaats daarvan te delegeren aan externe experts die goed opgeleid zijn in het gebied. Je backoffice uitbesteden is dan dus een aanrader. Op deze manier kun je niet alleen operationele en kostenefficiëntie bereiken, maar kun je je team ook vrijmaken om zich te concentreren op waardevollere taken en zowel de productiviteit als het moreel op de lange termijn te verhogen.