Gelukkig zijn de beperkingen vanwege de coronacrisis voor een groot deel opgeheven en dit biedt volop kansen om opnieuw echte bijeenkomsten te organiseren. We kunnen elkaar na lange tijd weer enigszins normaal in levende lijve treffen voor een feest, evenement, workshop of beurs. Wilt u ook weer een bijeenkomst organiseren? Doe uw voordeel met de onderstaande tips.
Doel en doelgroep
Een belangrijk uitgangspunt voor een succesvolle bijeenkomst is dat u het doel en de doelgroep duidelijk heeft. Wie wilt u voor uw happening interesseren en waarom? Dit is erg bepalend voor de opzet en uitrol van de bijeenkomst. Bij een schoolfeest kiest u immers een andere benadering dan bij een zakelijke bijeenkomst voor ondernemers. Achterhaal welk thema op dit moment populair is bij uw doelgroep en speel daarop in.
Opzet en budget
Als u eenmaal het doel en de doelgroep helder hebt maakt u een opzet, een programma, voor de bijeenkomst. Ook dient u te bepalen wat een geschikte locatie is en hoeveel mensen u wilt ontvangen. Belangrijk hierbij is welk budget er beschikbaar is, want dit bepaalt voor een groot deel de mogelijkheden. Denk goed na over de zaken die u nodig heeft om uw bijeenkomst vorm te geven, zoals sprekers, entertainment en materiaal. Bezoek vooraf de locatie die u op het oog heeft, zodat u een goed beeld heeft of uw wensen te realiseren zijn.
Planning
Vervolgens zult u een datum moeten prikken en een haalbare planning maken. Zet op een rij wat u allemaal vooraf moet regelen, zoals het vastleggen van artiesten en het versturen van uitnodigingen. Gebruik verschillende kanalen om uw doelgroep te interesseren voor uw evenement en herhaal uw oproep een aantal keer. Stuur mensen die zich al aangemeld hebben een bevestiging en een paar keer een update, zodat u het enthousiasme voor de bijeenkomst behoudt en vergroot. Plaats vooral ook berichtjes op social media waar mensen op kunnen reageren en die leuk zijn om te delen. Dit levert wellicht extra bezoekers op.
Catering en aankleding
Op de dag van de bijeenkomst zelf dient alles uiteraard zo vlekkeloos mogelijk te verlopen. Zorg voor een aankleding die past bij het soort bijeenkomst. Denk dus aan de slingers, vlaggetjes en ballonnen als het om een feest gaat. Ook onderzetters bedrukken met verschillende foto’s is een manier om voor een betere herkenbaarheid te zorgen en een bepaalde sfeer te creëren. Regel een leuke ontvangst, zodat iedereen zich welkom voelt. Vergeet ook zeker de catering tijdens de bijeenkomst niet! Plan een welkomstdrankje in en denk eraan om pauzes voor drinken en een versnapering in het programma op te nemen. Laat het bedienend personeel nette schorten horeca met opdruk dragen. Dan is voor iedereen duidelijk bij wie men moet zijn voor de hapjes en drankjes. Na afloop van de bijeenkomst is het slim om mensen als bedankje een presentje mee te geven. Een leuk idee is bijvoorbeeld mokken bedrukken met uw logo of een toepasselijke tekst en deze bij de uitgang uitdelen. Dit geeft de deelnemers een goed gevoel en een blijvende herinnering aan een mooie ervaring.