Verkorten besluitvormingsproces levert tijdwinst op voor inwoner

Verkorten besluitvormingsproces levert tijdwinst op voor inwoner

Verkorten besluitvormingsproces levert tijdwinst op voor inwoner

Medemblik – De gemeenteraad heeft zijn besluitvormingsproces met zes weken verkort door de invoering van een nieuw vergadermodel per 1 januari 2013. De inwoner weet nu eerder waar hij of zij aan toe is.

Raadsleden en medewerkers hebben zich in de tweede helft van 2012 gebogen over de vraag hoe de besluitvormingsproces sneller kan. Om dit te bereiken is de tijd tussen de vergaderingen korter gemaakt. De werkgroep heeft hiervoor de LEAN methode gebruikt. Deze methode verwijdert zaken die geen toegevoegde waarde leveren uit processen. Hierdoor gaat de productiesnelheid omhoog en gaan de productiekosten omlaag.

Voordeel voor inwoner

Het nieuwe vergadermodel levert direct voordeel op. Zo kunnen vergunningaanvragen eerder worden afgehandeld en is de inwoner sneller op de hoogte van bijvoorbeeld de nieuwe bedragen voor heffingen.

SAMENVATTING EVALUATIE BESLUITVORMINGSTRAJECT RAAD DOOR PRESIDIUM

D.D. 2 SEPTEMBER 2013

Op 1 januari 2013 is de raad, naar aanleiding van de bevindingen in het kader van het LEAN traject besluitvorming, gestart met een nieuw vergadermodel en een aantal aanpassingen in verordeningen met betrekking tot de vergaderorde.

Het presidium heeft toestemming gegeven de bevindingen uit de evaluatie op intranet te plaatsen en mee te nemen in het overleg tussen de regionale LEAN begeleiders.

Op 2 september 2013 is het werken volgens het nieuwe model geëvalueerd door het presidium. Hieronder vindt u in het kort de bevindingen:

DOEL GEHAALD

Het doel was het besluitvormingstraject zoals dat voor 2013 verliep te bekorten. Die doelstelling is ruimschoots gehaald. Uit steekproeven is gebleken dat de totale doorlooptijd van uiterste datum college besluitvorming voor aanlevering aan de raad tot  besluitvorming door de raad is teruggebracht van gemiddeld 11,5 week naar standaard 5,5 week.

Zelfs als besloten zou worden een voorstel door te laten gaan naar de volgende vergadercyclus dan zal de doorlooptijd niet meer zijn dan 9,5 week.

VERGADERMODEL

Het vergadermodel 2013 (met oriënterende commissies, meningvormende raadsbrede commissie en besluitvormende raad) voldoet goed. Besloten wordt daarom het vergaderschema voor 2014 op die basis weer in te delen.

AANSCHERPINGEN VERORDENINGEN RAAD, COMMISSIES EN PRESIDIUM

Naar aanleiding van de opgedane ervaringen worden de volgende punten opgenomen c.q. gewijzigd in de verordeningen (de exacte teksten kunnen afwijken van onderstaande inventarisatie):

1.       De agendacommissie zal zich ook gaan buigen over de planning van themaraden. Deze kunnen plaatsvinden op de donderdagavond die overblijft vanaf 19.30 uur of op maandagavonden vanaf 20.30 uur (in verband met mogelijke fractievergaderingen). Tevens zal worden beschreven wat de statussen van themaraden en informatie-verstrekking door het college zijn.

2.       Als korte informatie (maximaal een half uur) wordt verstrekt door het college die meerdere commissies omvat dan kan de agendacommissie besluiten dit te plannen voorafgaand aan de commissievergaderingen.

3.       De eindtijden voor raad en verschillende commissies worden allemaal gesteld op 22.30 uur met een mogelijke uitloop tot 23.00 uur als de voorzitter daarvoor akkoord heeft gekregen van de deelnemers aan het overleg.

4.       Het teruggeven van voorstellen aan het college door de oriënterende commissie wordt ook mogelijk gemaakt voor de raadsbrede meningvormende commissie.

5.       Voor de oriënterende commissie wordt het mogelijk gemaakt vragen vooraf schriftelijk te stellen. De steller kan er dan vanuit gaan dat de schriftelijk gestelde vragen tijdens de vergadering door de portefeuillehouder beantwoord worden. De termijn van openstelling van de stukken zal hiervoor worden vervroegd. Een uiterste inleverdatum van vragen zal worden opgenomen. Vragen die tijdens de commissie gesteld worden en niet beantwoord kunnen worden, worden schriftelijk  uitgezet binnen de organisatie. Antwoorden van het college op die vragen horen er voor de raadsbrede meningvormende commissievergadering schriftelijk te zijn.

6.       Aan het eind van de behandeling van een agendapunt tijdens de raadsbrede meningvormende commissievergadering wordt nog wel aangegeven of het een hamerstuk of een bespreekstuk betreft, maar bij bespreekstukken wordt niet meer aangegeven welke partij(en) over welk(e) onderde(e)l(en) willen spreken.

7.       De commissies kennen door de raad benoemde vaste voorzitters en  plaatsvervangend voorzitters voor de gehele raadsperiode. Mocht echter uit evaluatie blijken dat een voorzitter niet op het gewenste niveau functioneert dan kan de raad besluiten de plaatsvervangend voorzitter in zijn plaats te zetten en een nieuwe vice-voorzitter te benoemen. Ook kan een (plaatsvervangend) voorzitter er om welke reden dan ook zelf voor kiezen tussentijds af te treden.

8.       De beantwoordingtermijn vragen raadsleden door collegeleden wordt voor politieke vragen teruggebracht van 4 naar 2 weken. Voor beantwoording van technische vragen blijft de termijn van 1 week gehandhaafd, tenzij het gaat om de nieuwe regeling die geldt voor technische schriftelijke vragen ingediend ten behoeve van behandeling in de oriënterende commissies.

9.       Raadsleden krijgen de mogelijkheid bij de voorzitter van de raad het verzoek in te dienen beantwoording van schriftelijke raadsvragen inzake dringende actuele zaken op de agenda voor de raad op te nemen. De voorzitter kan dit verzoek ook nog indienen bij de vaststelling van de agenda voor de raad tijdens de raadsvergadering.

Hierboven zijn alleen de punten genoemd waarvoor een wijziging is afgesproken. Voor een compleet beeld van de discussie wordt verwezen naar het verslag van het presidium.

GRIFFIE

Tijdens de evaluatie is ook een aantal punten naar voren gekomen waarover de griffie zich zal buigen zoals het opstellen van een lange termijnagenda, een overzichtelijke kalender met activiteiten en een aantal stappen om het proces te versnellen c.q. te verbeteren.

Reageren via facebook

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.